編者按:談了很久ERP的理論,但是ERP歸根結底還是一種工具,是為企業(yè)達到自己經(jīng)營目標而服務的工具。所以,對ERP的討論不應停留在紙上談兵的層面上,還要深入到它的實施和應用中去。

　　施能自先生是安達信公司的項目總監(jiān),并且是企業(yè)咨詢部合伙人之一。本刊將從本期開始陸續(xù)連載施先生有關ERP實施過程的系列文章。

　　從1991年起,中國企業(yè)開始引進MRPⅡ/ERP系統(tǒng),對企業(yè)管理進行改造。在所有的ERP系統(tǒng)實施項目中,一般只有10%～20%能按期、按照預算成功實施,實現(xiàn)系統(tǒng)集成;約有30%～40%系統(tǒng)沒有實現(xiàn)系統(tǒng)集成或只實現(xiàn)部分集成;約50%的實施項目遭到失敗。而在實施成功的10～20%中,大多是三資企業(yè)。

　　ERP系統(tǒng)實施成功率不高有多種原因,企業(yè)需要對從ERP系統(tǒng)選型開始到系統(tǒng)上線的實施全過程中存在的種種主要風險有系統(tǒng)性的認識,從而建立起一整套行之有效的項目和風險管理機制,提高ERP系統(tǒng)的實施成功率,最終達到增強企業(yè)管理水平。

　　企業(yè)實施ERP系統(tǒng)時,按照安達信公司研究的企業(yè)風險模型可以歸納為以下三個方面的風險:環(huán)境風險——企業(yè)外部風險

　　企業(yè)的外部環(huán)境對企業(yè)實施ERP的風險表現(xiàn)在:系統(tǒng)如果不符合政府法規(guī)或行業(yè)的要求,會招致違規(guī)行為,特別在中國,財務軟件需要得到財政局的認證;項目如果不能按期完成,達到預期的效果,其負面效應可能會導致股東、客戶或供應商的不滿;在項目實施過程中,如經(jīng)濟出現(xiàn)波動,像亞洲金融風暴,企業(yè)可能無法籌措到足夠的資金來維持項目的貫徹始終。

　　流程風險——企業(yè)內(nèi)部風險

　　流程風險包括營運風險、授權風險、信息技術風險、財務風險和廉政風險,主要體現(xiàn)在以下方面:項目在實施過程中的負面效應可能會破壞正常的業(yè)務流程并影響業(yè)務的連續(xù)性,從而對設備和工作環(huán)境造成影響;另外由于無法獲得既懂管理又懂軟件系統(tǒng)的專門人才,項目的結果可能會不符合管理層和最終用戶的期望;項目的管理人員缺乏良好的領導能力,管理層過分依賴尚未經(jīng)過可靠測試的軟件系統(tǒng)所提供的信息,管理人員沒有對運作流程與管理思想的轉變做好準備,公司的供應商也可能不具備系統(tǒng)所要求的基本素質與系統(tǒng)集成和配合;信息技術基礎結構存在問題,可能影響報表的完整性、準確性和數(shù)據(jù)的可獲得性;由于ERP項目投資一般規(guī)模較大,項目資金在沒有預算的情況下支付也可能造成企業(yè)現(xiàn)金流量的緊張。

　　決策信息風險

　　導致決策信息風險的主要因素是在制定預算時往往基于某些假設,可能在實際運作過程中無法操作;用于指導和管理業(yè)務的財務信息沒有與非財務信息很好地實現(xiàn)集成,系統(tǒng)所產(chǎn)生的報表可能不符合行政管理及決策的要求。

　　對上述ERP系統(tǒng)實施項目的三大風險,在具體實施過程中會以種種形式表現(xiàn)出來,主要體現(xiàn)為"軟件風險"、"實施風險"和"轉變風險"。

　　一、軟件風險軟件風險主要包括軟件本身存在的功能風險和企業(yè)選擇軟件時產(chǎn)生的選擇風險。

　　1.軟件功能風險由于ERP系統(tǒng)的紛繁復雜,ERP軟件本身可能存在各種功能不足或潛在的軟件缺陷,我們稱之為"軟件功能風險"。針對目前中國市場上的ERP軟件,主要存在的軟件功能風險有:軟件功能與企業(yè)需求的滿足程度,系統(tǒng)的集成性,軟件的成熟性和穩(wěn)定性,對2000年問題的解決方案,以及對中文界面和數(shù)據(jù)的支持程度等。

　　目前在中國市場上的ERP系統(tǒng)主要有兩大類:由國外軟件廠商開發(fā)的系統(tǒng)和由國內(nèi)軟件廠商開發(fā)的系統(tǒng)。國外的ERP軟件在一些發(fā)達國家已經(jīng)經(jīng)歷了一個較長的開發(fā)和使用階段,因而在軟件功能對企業(yè)需求的滿足程度、系統(tǒng)的集成性、軟件的成熟性和穩(wěn)定性上表現(xiàn)比較理想;而國內(nèi)的ERP軟件一般都是從財務核算軟件開發(fā)提高而來,在符合中國會計制度上占有一定的優(yōu)勢,但軟件功能在除財務核算以外的企業(yè)財務數(shù)據(jù)加工分析、生產(chǎn)計劃和制造管理、分銷物流管理及集成化等方面很多都在開發(fā)及試運行中。

　　在2000年問題上,除部分較早推出的版本外,很多軟件基本上都有解決2000年問題的方案,但是還需要非常謹慎了解是否真正解決了2000年問題。在對漢字的支持上,國內(nèi)開發(fā)的軟件體現(xiàn)出一定的優(yōu)勢,而國外開發(fā)的軟件經(jīng)過漢化處理,也漸漸能滿足企業(yè)日常的使用需要。

　　2.軟件選擇風險面對中國市場上林林總總的ERP軟件,企業(yè)在進行軟件選擇上同樣會遇到所謂的"軟件選擇風險"。軟件選擇風險包括:企業(yè)是否清晰地定義了自己的需求和期望?企業(yè)如何綜合地評估ERP系統(tǒng),包括軟件功能、價格、軟件商的技術支持能力等各方面?企業(yè)如何將自身的實際需求與軟件系統(tǒng)能夠很好地進行匹配,從而選擇最合適自己的ERP系統(tǒng)?企業(yè)中由哪個部門和人員對軟件作出評估選擇?在企業(yè)實際選擇ERP系統(tǒng)時,往往有很多用戶未能意識到上述的軟件選擇風險,從而影響到最終系統(tǒng)實施的成敗。我們曾發(fā)現(xiàn)不少國內(nèi)大型企業(yè)的老總在提出要求實施ERP系統(tǒng)時,原因僅僅是"其他很多像我們一樣的大企業(yè)已經(jīng)用上了某某ERP軟件......";同時在軟件選擇過程中往往僅由技術主管和技術人員負責,缺乏實際業(yè)務人員和高級管理人員的參與,原因往往是"反正這是世界目前最先進的軟件,選擇不會有太大的差錯......",導致選出的軟件在日常業(yè)務中不一定適合企業(yè)的實際需要。缺乏明確的實施期望和業(yè)務目標往往是導致最終系統(tǒng)實施失敗的根本原因。

　　同時,有相當多的企業(yè)在清晰闡明自己的具體需求和全面評估和匹配軟件上缺乏經(jīng)驗。很多企業(yè)在挑選ERP系統(tǒng)時,往往會邀請一些科學院的專家和企業(yè)的專業(yè)技術人員一起對市場上的主要軟件產(chǎn)品進行評估,最終專家組未必達成一致意見,導致企業(yè)選擇軟件的流產(chǎn)。應該承認,這些專家們具有相當專業(yè)的軟件技術知識,但由于企業(yè)在選擇軟件的過程中缺少管理業(yè)務人員的積極參與,沒有制定明確的整體選擇目標,沒有對不同管理業(yè)務需求的重要性進行先后排序,沒有較多地從各使用部門出發(fā)去考慮軟件的選擇問題,從而造成了最終選擇軟件的不完整配比。

　　需要注意的是,除了上述提及的軟件選擇風險,由于參與軟件選擇的人員的貪污舞弊,收取不正當?shù)能浻布�回�?也會給企業(yè)帶來損失。

　　二、實施風險實施風險是企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)的過程中可能遇到的各種風險,主要包括:實施隊伍的組織、項目時間和進度的控制、實施成本的控制、以及實施質量的控制和實施結果的評價。

　　1.實施隊伍的組織實施隊伍和實施人員對于ERP系統(tǒng)的成功實施至關重要。由具有豐富ERP系統(tǒng)項目實施和企業(yè)流程管理經(jīng)驗的咨詢?nèi)藛T和企業(yè)內(nèi)部的管理人員、業(yè)務人員以及技術人員一起組成項目實施小組,共同進行項目實施工作,可以提高ERP系統(tǒng)實施的成功率,縮短實施周期,減少實施風險。

　　有的企業(yè)采取將ERP系統(tǒng)實施完全外包給軟件供應商或系統(tǒng)集成商,或者相反地,完全由企業(yè)內(nèi)部的技術人員單獨進行項目實施,這些做法都將增加系統(tǒng)實施的風險。沒有企業(yè)內(nèi)部人員的參與,軟件供應商或系統(tǒng)集成商無法對企業(yè)的業(yè)務和流程有深刻的了解,從而難以按照企業(yè)的實際需要進行ERP系統(tǒng)實施;反之,企業(yè)內(nèi)部的技術人員缺乏對軟件的深入了解和項目實施的經(jīng)驗,在協(xié)調企業(yè)內(nèi)部各部門機構的工作時存在種種不便,對推動和控制整個項目的進展存在困難。

　　由企業(yè)內(nèi)部人員和外部咨詢顧問共同組成項目實施小組的另一目的是為了將軟件系統(tǒng)的知識和項目實施的經(jīng)驗傳授給企業(yè)的用戶,使企業(yè)能夠通過一個項目的實施,經(jīng)歷"知悉-接受-擁有"的過程,最終實現(xiàn)企業(yè)自身持續(xù)改善的目的。如果企業(yè)內(nèi)部的實施人員經(jīng)常變動、不能專職穩(wěn)定地參與項目的實施工作,把實施項目視為外來咨詢?nèi)藛T的責任而不是企業(yè)自己的工作,將直接影響到咨詢?nèi)藛T對企業(yè)用戶進行知識和經(jīng)驗的傳授,從而造成系統(tǒng)上線、咨詢顧問離開、企業(yè)用戶不會維護使用的尷尬局面。

　　在實施項目的組織中另一個突出的問題是:由于ERP系統(tǒng)的復雜性,在實施過程中涉及的部門很多,許多實施工作需要各部門的協(xié)作才能完成,因而,如何協(xié)調部門之間的工作、統(tǒng)籌安排跨部門的實施人員、避免出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象是一個亟需解決的問題。

　　2.項目時間和進度控制ERP系統(tǒng)實施通常需要三至六個月,甚至一年時間。在這一漫長過程中,進行項目管理、控制項目進度、確保整個實施過程能夠按照預計的時間表進行,對項目的成敗至關重要。許多ERP實施項目在一開始就沒有能夠制定明確的、可行的實施計劃,在實施過程中不能按時實現(xiàn)里程碑性的目標,造成項目最終半途而廢或系統(tǒng)上線嚴重延誤。

　　在許多ERP系統(tǒng)的實施中,軟件供應商或系統(tǒng)集成商往往按照服務天數(shù)提供服務并收取費用,如果在實施過程中出現(xiàn)種種預料之外或不可控制的情況,由于雙方既定的服務天數(shù)已到,服務者或者停止服務或者增加費用,給用戶帶來損失或額外支出。這種按照服務天數(shù)提供服務并收取費用的方式容易造成實施成果與費用脫鉤的現(xiàn)象。

　　3.實施成本控制ERP系統(tǒng)的實施成本通常包括:硬件費用、軟件使用許可費用和軟件培訓費用、實施咨詢費用及維護費用等等。根據(jù)國外ERP系統(tǒng)實施的成熟經(jīng)驗,一般實施咨詢費用是軟件使用許可費用的1.5～2倍。國外企業(yè)已經(jīng)普遍意識到咨詢顧問在ERP系統(tǒng)實施過程中不可替代的作用,但國內(nèi)不少實施ERP系統(tǒng)的企業(yè)尚未認識到這一點,從而在系統(tǒng)實施過程中遇到種種困難,甚至最終不能成功實施。

　　在實施過程中,如何合理分配實施費用,結合項目進度和時間安排,將實施成本控制在計劃之內(nèi),是每一家實施ERP系統(tǒng)的企業(yè)需要認真對待的問題。不少企業(yè)由于不能按照項目時間進度計劃開展實施,造成時間的延誤和實施成本上升,即使最終系統(tǒng)上線,也不能符合時間和預算的要求,客觀上造成實施的不成功。

　　4.實施質量的控制和實施結果的評價除了對ERP項目實施需要進行時間和成本的控制,對實施的質量和最終實施的結果也需要作出評價。不少企業(yè)在實施之初沒有制定實施的目標和期望,在實施過程中未能隨時控制實施質量,在實施完成時不知道如何進行實施成敗的評估,造成"為上系統(tǒng)而上系統(tǒng)"、"系統(tǒng)上線就算成功"的現(xiàn)象,這對企業(yè)的長遠發(fā)展埋下了危險的種子。

　　三、轉變風險

   1.管理觀念的轉變ERP系統(tǒng)的實施是一個管理項目,而非僅僅是一個IT項目。不少企業(yè)高層管理人員尚未認識到這一點:在選擇系統(tǒng)時僅由技術主管負責,缺少業(yè)務部門用戶的參與;在實施系統(tǒng)時僅由技術部門負責,缺少管理人員和業(yè)務人員的積極參與;項目經(jīng)理由技術部門的領導擔任,高級管理人員、尤其是企業(yè)的一把手未能親自關心負責系統(tǒng)實施。由此種種現(xiàn)象,需要企業(yè)管理人員轉變認識加以改善。

　　管理觀念的轉變還體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)實施過程對企業(yè)原有的管理思想的調整上。ERP系統(tǒng)帶來的不僅僅是一套軟件,更重要的是帶來了整套先進的管理思想。只有深刻理解、全面消化吸收了新的管理思想,并結合企業(yè)實際情況加以運用,才能充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)帶來的效益。因此,在實施過程中企業(yè)管理人員和業(yè)務人員轉變管理思想是一個必不可少的痛苦過程,順利轉變管理思想,在某種意義上而言是ERP系統(tǒng)成功實施的最關鍵的因素。

　　2.組織架構的調整為適應ERP系統(tǒng)帶來的改變,企業(yè)必須在組織架構和部門職責上作相應的調整。因此,實施ERP系統(tǒng)往往需要同時進行企業(yè)流程重組和改善的工作。在流程改組中,會涉及到部門職能的重新劃分、崗位職責的調整、業(yè)務流程的改變、權力利益的重新分配等復雜因素,如果企業(yè)不能妥當?shù)靥幚磉@些問題,將會給企業(yè)帶來不穩(wěn)定因素。

　　3.業(yè)績考評體系的轉變由于企業(yè)組織架構和業(yè)務流程的調整,企業(yè)必須對業(yè)績考評體系進行相應的調整,以適應新的崗位職責和業(yè)務要求。能否順利地將原有的業(yè)績考評體系轉變到適應新系統(tǒng)的業(yè)績考評體系,是對企業(yè)的一個考驗。

　　綜上所述,目前企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)時,項目失敗的主要原因在于: 1.企業(yè)對實施ERP系統(tǒng)缺乏正確的期望,以為ERP系統(tǒng)是"萬靈藥",可以解決企業(yè)存在的一切問題,或是看到別的企業(yè)實施了ERP系統(tǒng)而盲目攀比; 2.企業(yè)不能清晰、明確地定義自己的需求; 3.在選擇ERP系統(tǒng)時,以技術人員為主進行選擇而不是管理人員為主;主要考慮技術適用性而不是管理適用性;只注重ERP系統(tǒng)可能帶來的效益而忽視了實施ERP系統(tǒng)存在的風險; 4.實施ERP系統(tǒng)時尚未認識到專業(yè)咨詢顧問帶來的巨大價值和幫助; 5.項目實施過程中高級管理人員的參與遠遠不夠,項目小組的成員以技術人員為主而不是相關的管理人員和業(yè)務人員; 6.對實施過程中的組織架構和業(yè)務流程的轉變?nèi)狈�準�? 7.用戶過多地以現(xiàn)行的流程評估系統(tǒng),對商品化的ERP軟件提出過多不切實際的客戶化修改要求。

　　企業(yè)實施ERP系統(tǒng)是效益與風險并存。只有正確認識風險,控制風險,進而降低風險,才能成功實施ERP系統(tǒng),充分享受ERP系統(tǒng)給企業(yè)帶來的巨大效益�！　�