為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)商務(wù)的現(xiàn)代化，提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，安徽省阜陽(yáng)商廈股份有限公司本著總體規(guī)劃、分步實(shí)施的原則，擬定分三個(gè)階段實(shí)施企業(yè)信息化和電子商務(wù)，并于今年開(kāi)始實(shí)施企業(yè)信息化、電子商務(wù)系統(tǒng)的第一階段企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）。經(jīng)過(guò)幾個(gè)月的努力，現(xiàn)已順利地進(jìn)行了系統(tǒng)切換，安全通過(guò)了混亂期，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
    實(shí)踐告訴我們，企業(yè)的信息化軟件最適合企業(yè)自己特點(diǎn)的才是最好的，每一個(gè)企業(yè)都有著自己的個(gè)性，那么對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的要求也就不一樣，因此必須花大力氣研究規(guī)劃。為了成功地實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化、建立電子商務(wù)系統(tǒng)，安徽省阜陽(yáng)商廈在實(shí)施信息化工程前經(jīng)過(guò)了全面考察、多方咨詢(xún)。

    培訓(xùn)是前提清查是基礎(chǔ)

    企業(yè)信息化工程是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到企業(yè)每一個(gè)部門(mén)，每一個(gè)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)，每一名員工。只有通過(guò)深入持續(xù)的培訓(xùn)才能讓員工提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)信心。培訓(xùn)要求必須嚴(yán)格、認(rèn)真、一絲不茍，要進(jìn)行嚴(yán)格考核，讓員工真懂、真會(huì)，不搞形式、走過(guò)場(chǎng)。為此阜陽(yáng)商廈在實(shí)施中運(yùn)用了持續(xù)培訓(xùn)的辦法，通過(guò)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層、管理層、操作層進(jìn)行分層次、分重點(diǎn)的培訓(xùn)，使大家逐步認(rèn)識(shí)到信息化的重要性以及它強(qiáng)大的功能，并且提高了管理和操作水平，為實(shí)施信息化成功提供了保障。
    對(duì)于一個(gè)已運(yùn)營(yíng)十多年的老商場(chǎng)來(lái)說(shuō)，歷史遺留的問(wèn)題很多，這些問(wèn)題如得不到及時(shí)處理，將會(huì)影響企業(yè)信息化實(shí)施的成功及效果。因此，企業(yè)要對(duì)家底進(jìn)行一次扎實(shí)徹底的清查。阜陽(yáng)商廈的做法是：第一，對(duì)商場(chǎng)進(jìn)行全面清理整頓，對(duì)清理出來(lái)的問(wèn)題進(jìn)行梳理歸類(lèi)，分不同情況、不同類(lèi)型的問(wèn)題，輕重程度的不同，進(jìn)行梳理，妥善解決，為實(shí)施企業(yè)信息化掃清道路。第二，重點(diǎn)清理供貨渠道，找出黑洞和采購(gòu)進(jìn)貨的暗箱操作、違規(guī)操作，吐故納新，使渠道變粗、變短、變暢，為企業(yè)提供準(zhǔn)確、穩(wěn)定、及時(shí)的貨源，為企業(yè)的正常運(yùn)行打下基礎(chǔ)。具體清查內(nèi)容包括：對(duì)供貨商的清查、對(duì)合同的清查、對(duì)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存商品的清查、對(duì)柜組商品的清查，對(duì)財(cái)務(wù)賬務(wù)的清查、對(duì)資金的清查等。清查采取剝洋蔥皮的方法，層層深入，一步一步地將清查的目標(biāo)梳理清楚。[$page$]信息采集是核心

    企業(yè)信息化，關(guān)鍵要標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化、規(guī)范化。有人說(shuō)“三分技術(shù)、七分實(shí)施、十二分?jǐn)?shù)據(jù)"，因此數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確與否關(guān)系到企業(yè)信息化實(shí)施的成敗，哪怕是1％的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)將會(huì)耗費(fèi)99％的實(shí)施時(shí)間。而數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確來(lái)自于清查工作的扎實(shí)程度。
    數(shù)據(jù)根據(jù)其特性，可分為靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)是指在企業(yè)信息化實(shí)施中相對(duì)穩(wěn)定的數(shù)據(jù)，對(duì)于商業(yè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，商品分類(lèi)、商標(biāo)、商品計(jì)量單位、供應(yīng)商檔案資料、合同等，相對(duì)是靜態(tài)的，這些資料一般變化較小，而且在企業(yè)信息中起到很重要的作用，它們的準(zhǔn)確與否關(guān)系到信息化后期的所有工作，對(duì)分析、統(tǒng)計(jì)起到很重要的影響。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)是指數(shù)據(jù)信息相對(duì)變化較快，如商品的價(jià)格、商品數(shù)量、季節(jié)性商品等。
    根據(jù)不同的數(shù)據(jù)要有不同的處理，對(duì)于靜態(tài)數(shù)據(jù)一般應(yīng)該在IT技術(shù)人員到達(dá)之前進(jìn)行準(zhǔn)備，根據(jù)ERP軟件的特點(diǎn)和企業(yè)的管理需求進(jìn)行整理這些資料數(shù)據(jù)。對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)不僅是可以共享的，而且還具有可復(fù)制性，因此整理數(shù)據(jù)時(shí)要充分考慮其延續(xù)性。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是嚴(yán)格按代碼管理的，各種代碼始終貫穿于所有信息中，如供應(yīng)商在計(jì)算機(jī)中有供應(yīng)商代碼，合同有合同代碼，商品有商品代碼和商品條碼，商品分類(lèi)有商品分類(lèi)碼，人員有人員編碼，部門(mén)有部門(mén)編碼，而且這些代碼同代碼之間有很大的關(guān)聯(lián)，如合同要含有供應(yīng)商代碼，人員代碼要同部門(mén)代碼對(duì)應(yīng)，因此在整理前期資料時(shí)要充分考慮這些代碼，使代碼同代碼之間進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)一。在以后的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備中，必須嚴(yán)格依據(jù)所制定代碼按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)行管理和執(zhí)行。如在清查商品、整理商品信息時(shí)，就必須根據(jù)商品的屬性要求進(jìn)行填寫(xiě)所需要的代碼，這樣在計(jì)算機(jī)中才能統(tǒng)一。比如，在商品信息登記中某商品的計(jì)量單位手工填寫(xiě)時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)500克、斤、500g、500G等不同的字樣，意義是相同的，但如果按這樣的信息錄入計(jì)算機(jī)則會(huì)是不同的計(jì)量單位，對(duì)于統(tǒng)計(jì)是不利的。但是如果把這一信息先輸入了計(jì)算機(jī)，并產(chǎn)生了代碼，取一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量單位作為計(jì)算機(jī)認(rèn)可的單位，自然可以達(dá)到統(tǒng)一。又如供應(yīng)商的資料，由于人們?nèi)粘５牧?xí)慣，對(duì)稱(chēng)呼經(jīng)常有省略的，有不省略的，對(duì)于一個(gè)單位，比方安徽省阜陽(yáng)商廈股份有限公司，有說(shuō)成阜陽(yáng)商廈股份有限公司的，有說(shuō)成安徽省阜陽(yáng)商廈的，有說(shuō)成阜陽(yáng)商廈的，其實(shí)就是一個(gè)單位，由于多年來(lái)的習(xí)慣，就會(huì)在計(jì)算機(jī)產(chǎn)生不同的單位，這時(shí)只有對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行統(tǒng)一，在供應(yīng)商登記資料時(shí)，嚴(yán)格按他們的全稱(chēng)進(jìn)行登記，通過(guò)計(jì)算機(jī)產(chǎn)生一個(gè)統(tǒng)一代碼后，所有信息按這個(gè)代碼填寫(xiě)，這樣才不至于產(chǎn)生重復(fù)登記的問(wèn)題。類(lèi)似的問(wèn)題還有很多，如商品的名稱(chēng)、商標(biāo)等都會(huì)有不同程度重復(fù)現(xiàn)象。這些都是靜態(tài)的數(shù)據(jù)，只有將這些靜態(tài)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化了，動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的填寫(xiě)才有了依據(jù)，才不會(huì)出現(xiàn)千差萬(wàn)別的現(xiàn)象。
    如何對(duì)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理？由于商場(chǎng)在運(yùn)營(yíng)中，每天有許多新的數(shù)據(jù)產(chǎn)生，每天又有許多數(shù)據(jù)成為歷史，即使在同一家商場(chǎng)里，數(shù)據(jù)量也是很大的，一般商場(chǎng)要有七八萬(wàn)種商品，甚至十幾萬(wàn)、幾十萬(wàn)個(gè)品種，這樣信息的整理和錄入工作將是企業(yè)信息化的主要工作之一。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，商品信息錄入工作在整個(gè)信息化實(shí)施中占據(jù)著70％以上的工作量。由于數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)性，而信息整理和錄入又不可能一下子進(jìn)入計(jì)算機(jī)，有些數(shù)據(jù)錄入以后，可能已是數(shù)據(jù)垃圾，比如有些換季的服裝，這里將錄入計(jì)算機(jī)，那里這種服裝已經(jīng)不再經(jīng)營(yíng)，在計(jì)算機(jī)里這個(gè)商品信息就會(huì)被放置在一邊，成為垃圾，而且在后期的使用中還容易產(chǎn)生誤碼，影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。再比如商品的價(jià)格，由于市場(chǎng)在變化，氣候在變化，顧客在變化，商場(chǎng)里的商品價(jià)格變化是很頻繁的，今天錄入的商品信息，到了明天就會(huì)是一個(gè)過(guò)時(shí)的信息，只有及時(shí)進(jìn)行更改，采用動(dòng)態(tài)管理，才能使這些信息得到統(tǒng)一，但在實(shí)施企業(yè)信息化時(shí)，有些情況下工作是不能并行的，只能串行工作，因?yàn)橛?jì)算機(jī)管理的宗旨是嚴(yán)格程序、扣緊環(huán)節(jié)，上道工序沒(méi)有完成，下一道工序就不能運(yùn)作，否則就會(huì)產(chǎn)生新的錯(cuò)誤。因此在整理和錄入動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)時(shí)，一方面要求時(shí)間越短越好，使各種變化產(chǎn)生的誤差大幅度減少。這時(shí)候最好要求柜組要有足夠的人員集中時(shí)間，集中精力，加班加點(diǎn)，用最少的時(shí)間把商品信息整理出來(lái)，可以先將變化小或不會(huì)變化的信息（商品的名稱(chēng)、分類(lèi)代碼、經(jīng)營(yíng)方式、計(jì)量單位規(guī)格型號(hào)、貨號(hào)等）先填寫(xiě)出來(lái)，變化大的（如商品的零售價(jià)、進(jìn)價(jià)等）在提交信息表前填寫(xiě)。另一方面，盡量減少部門(mén)之間、柜組之間、經(jīng)營(yíng)方式之間、經(jīng)營(yíng)品類(lèi)之間的調(diào)整、調(diào)撥，保持?jǐn)?shù)據(jù)信息的相對(duì)穩(wěn)定，如確因需要，也應(yīng)該在信息提供之前或系統(tǒng)切換之后進(jìn)行調(diào)整。[$page$]   試運(yùn)行是重中之重

    為了保證企業(yè)信息化切換的成功，在系統(tǒng)切換前，必須對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格的測(cè)試，測(cè)試包括模擬運(yùn)行和試銷(xiāo)售，阜陽(yáng)商廈在系統(tǒng)切換前進(jìn)行了嚴(yán)格的試運(yùn)行，保證了切換的一舉成功。
    首先是模擬運(yùn)行。模擬運(yùn)行是指對(duì)軟件功能模擬運(yùn)行，其主要目的是為了弄清楚軟件的全部功能，以及各個(gè)參數(shù)之間的關(guān)系及相互影響，通過(guò)測(cè)試進(jìn)一步了解軟件功能與企業(yè)的實(shí)際需求是否吻合，有哪些差異，及時(shí)確定進(jìn)一步的解決方案。
    模擬運(yùn)行之后，就要根據(jù)運(yùn)行情況進(jìn)行深入地挖掘現(xiàn)有軟件功能，進(jìn)行一些必要的客戶(hù)化設(shè)置，將軟件功能進(jìn)一步補(bǔ)充、修改、調(diào)整、完善，例如增加一些查詢(xún)功能或查詢(xún)條款或一些限制功能，使用戶(hù)在使用起來(lái)更加得心應(yīng)手。
    因?yàn)槎�次開(kāi)發(fā)就要涉及更改源程序，在沒(méi)有充分掌握現(xiàn)有系統(tǒng)功能的情況下，就要求軟件進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)常常是很危險(xiǎn)的，因此暫時(shí)不要進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，而在系統(tǒng)運(yùn)行正常之后，根據(jù)管理要求及軟件功能的不足提出進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)的要求，是較為合適的。
    阜陽(yáng)商廈在模擬運(yùn)行上取得成功，極大地增強(qiáng)了實(shí)施參與人員的信心，但是數(shù)據(jù)是否全部準(zhǔn)確，準(zhǔn)備是否很充分，還會(huì)不會(huì)有新的問(wèn)題，這些是實(shí)施人員時(shí)刻要考慮到的。此時(shí)要求實(shí)施人員列出在切換前可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題：商品是否存在，營(yíng)業(yè)員是否存在，營(yíng)業(yè)員是否在對(duì)應(yīng)部門(mén)，條碼是否正確，價(jià)格是否正確等。如果要在切換前查出這些問(wèn)題，那只有進(jìn)行試銷(xiāo)售才能更好地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。
    通過(guò)試銷(xiāo)售，檢查商品信息是否正確，流程是否暢通，營(yíng)業(yè)員開(kāi)票是否規(guī)范，收銀員是否按程序操作等等。由于在切換前進(jìn)行了試銷(xiāo)售，并通過(guò)試銷(xiāo)售找出了一些問(wèn)題，對(duì)這些問(wèn)題根據(jù)情況進(jìn)行了調(diào)整，這樣就為切換工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。