ERP系統(tǒng)是“不講‘理’的黑臉包公”：假的過(guò)不了關(guān)，真的缺任何一道手續(xù)也都過(guò)不了關(guān)。

　　在實(shí)施ERP后的江蘇石油公司，發(fā)生了這樣一個(gè)故事。

　　2004年11月12日晚上9點(diǎn)，一個(gè)體加油站經(jīng)營(yíng)者持一張15噸的0號(hào)柴油提貨單到江蘇石油徐州分公司廣山油庫(kù)提油。發(fā)貨員過(guò)賬時(shí)，發(fā)現(xiàn)該提貨單在ERP系統(tǒng)中的銷售數(shù)量只有1噸，無(wú)法通過(guò)程序。發(fā)貨員仔細(xì)查看提貨單，發(fā)現(xiàn)與公司正常使用的略有差別，但是足以亂真。經(jīng)詢問(wèn)得知，提貨單是這個(gè)經(jīng)營(yíng)者從兩個(gè)陌生人手里購(gòu)得，另外還有6張。發(fā)貨員發(fā)現(xiàn)7張?zhí)嶝泦卧贓RP系統(tǒng)中的號(hào)碼完全相同，斷定有人偽造，隨即向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，于是有了把76噸柴油假提貨單拒之門外的故事。

　　假的過(guò)不了關(guān)，真的缺任何一道手續(xù)也都過(guò)不了關(guān)，這一點(diǎn)，物資供應(yīng)處物資總庫(kù)配件庫(kù)韓旭華主任深有體會(huì)，她形容ERP系統(tǒng)是“不講‘理’的黑臉包公”。在這里，保管員對(duì)每一批物資入庫(kù)，訂購(gòu)合同、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、審批程序等缺了一項(xiàng)，ERP系統(tǒng)就無(wú)法運(yùn)行，即使數(shù)量不符，也不可能運(yùn)行。同樣，在發(fā)料時(shí)，沒(méi)有財(cái)務(wù)部門的審批程序，同樣無(wú)法運(yùn)行。而在實(shí)施ERP之前，這些問(wèn)題都可以在線下運(yùn)行，檢驗(yàn)報(bào)告可以隨后提供，數(shù)量多了可以補(bǔ)單子，發(fā)料記錄只有在月底才報(bào)到財(cái)務(wù)部門。在這里，從招標(biāo)采購(gòu)、到簽訂合同、審批入庫(kù)，每一件物資的來(lái)龍去脈都在財(cái)務(wù)部門和上級(jí)管理者的眼皮子底下，每一筆業(yè)務(wù)都在陽(yáng)光之下，把過(guò)去的“一支筆”解構(gòu)為多個(gè)環(huán)節(jié)銜接而成的流程，讓一切暗箱操作和貓膩行為無(wú)處藏身，不僅將信譽(yù)度差的供貨商拒之門外，而且避免了重復(fù)采購(gòu)、交叉儲(chǔ)存。

　　不僅僅是在物資供應(yīng)系統(tǒng)，在油田整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)，ERP的“黑臉包公”角色無(wú)處不在。

　　在銷售系統(tǒng)，建立了客戶信用額度管理檔案，預(yù)防欠款的發(fā)生；專業(yè)部門利用底價(jià)維護(hù)，利用鎖價(jià)功能，有效把握銷售方向和銷售價(jià)格，防止效益的流失；通過(guò)合同-訂單-外向交貨單-發(fā)票這一單據(jù)流，徹底杜絕“開票不提貨、提貨不開票”，鉆價(jià)格變動(dòng)空子的現(xiàn)象。

　　過(guò)去，財(cái)務(wù)部門無(wú)法全程監(jiān)控成本使用情況，一個(gè)項(xiàng)目完成后，可能出現(xiàn)投資超額的現(xiàn)象。同時(shí)由于時(shí)間關(guān)系，計(jì)劃部門一般在二三月份對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行立項(xiàng)，而有些必須在年初施工的項(xiàng)目就產(chǎn)生了沒(méi)立項(xiàng)就開工的現(xiàn)象。這些問(wèn)題，都可以解決，投資超的，追加投資；沒(méi)立項(xiàng)的，補(bǔ)上相關(guān)報(bào)告就行。而這些問(wèn)題，帶來(lái)的卻是全年投資成本的不可控制，也影響了項(xiàng)目相關(guān)手續(xù)的嚴(yán)肅性。在ERP系統(tǒng)里，這是萬(wàn)萬(wàn)行不通的。沒(méi)有立項(xiàng)和審批報(bào)告，物資領(lǐng)不來(lái)，談何開工？即使在正常施工期間，系統(tǒng)會(huì)對(duì)分解到各個(gè)子項(xiàng)目的成本進(jìn)行監(jiān)控，哪一個(gè)項(xiàng)目的花費(fèi)接近投資額，系統(tǒng)馬上會(huì)發(fā)出警告，此時(shí)物資供應(yīng)部門也會(huì)接到相關(guān)指令。這樣，就會(huì)把過(guò)去對(duì)項(xiàng)目的事后結(jié)算、事后控制變?yōu)槭虑翱刂�、事中監(jiān)控，杜絕了不立項(xiàng)就開工、超額投資的現(xiàn)象。

　　ERP的黑臉包公角色還存在于系統(tǒng)的每一個(gè)用戶之間，相對(duì)而言，一個(gè)用戶就是其他用戶的包公。在系統(tǒng)中，不同層級(jí)的用戶會(huì)擁有一定的權(quán)限范圍和流程范圍，上一級(jí)用戶不過(guò)關(guān)，下一級(jí)用戶無(wú)可奈何，假如在線下，這種情況可能就會(huì)在不經(jīng)意間通過(guò)。系統(tǒng)數(shù)據(jù)的多點(diǎn)共享和透明化也使得它變得不講“理”，假如一個(gè)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，那么，系統(tǒng)的所有的相關(guān)數(shù)據(jù)就全部錯(cuò)誤，此時(shí)，哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題就會(huì)一目了然，該環(huán)節(jié)用戶的責(zé)任人就會(huì)承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。去年，江蘇油田的ERP系統(tǒng)因?yàn)橐粋�(gè)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，相關(guān)人員用了13天時(shí)間才修正過(guò)來(lái)。

　　系統(tǒng)的不講“理”，是以公開、透明為基礎(chǔ)的，也正是這種不講“理”，改變了人們的傳統(tǒng)思維、工作方式和管理手段，給油田帶來(lái)有形和無(wú)形的效益：企業(yè)決策水平的提高、具體操作的嚴(yán)謹(jǐn)性、加強(qiáng)對(duì)流程的控制、降低采購(gòu)成本，縮短采購(gòu)周期、降低庫(kù)存，減少沉淀資金，減少財(cái)務(wù)費(fèi)用，提高存貨和資金周轉(zhuǎn)、堵塞管理漏洞、減少壞賬，縮短銷售回款周期、減少企業(yè)效益流失、提高員工綜合素質(zhì)等等。

　　如此看來(lái)，我們就明白到底是誰(shuí)不講“理”了。系統(tǒng)是生硬的，而企業(yè)的管理者是人，只有人用相應(yīng)的理念和思維去適應(yīng)系統(tǒng)，系統(tǒng)才會(huì)變得溫和，一路綠燈，兩者才會(huì)實(shí)現(xiàn)公平相處。所以，對(duì)于每一名管理者來(lái)說(shuō)，關(guān)注ERP，熟練運(yùn)用ERP，并根據(jù)系統(tǒng)不斷擯棄過(guò)去的工作方式和管理思維，強(qiáng)化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高決策能力和管理水平，一切按照規(guī)則辦事，不要對(duì)一項(xiàng)工作拍腦袋就干、拍屁股就完，要做車前卒，不做馬后炮，這就是我們比關(guān)注ERP所更關(guān)注的深層次的問(wèn)題�！吧暇�成功”不是目的，上線后成功運(yùn)作才是根本，也是油田實(shí)施ERP的關(guān)鍵所在，任何先進(jìn)的系統(tǒng)或者工具，都要依靠人來(lái)發(fā)揮作用。