運(yùn)用ERP系統(tǒng)為政府采購(gòu)資金的集中管理與控制提供強(qiáng)力保障，實(shí)行在采購(gòu)資金集中管理的事前預(yù)警、事中過(guò)程跟蹤、實(shí)時(shí)監(jiān)控、定期分析評(píng)價(jià)以及對(duì)未來(lái)采購(gòu)資金支出流的預(yù)測(cè)等方面將發(fā)揮積極的作用。

　　一、ERP系統(tǒng)對(duì)政府采購(gòu)資金集中管理的預(yù)先審核與預(yù)警

　　1、在ERP系統(tǒng)管理中首先體現(xiàn)在對(duì)采購(gòu)財(cái)務(wù)的集中權(quán)管理，包括應(yīng)付采購(gòu)款項(xiàng)、采購(gòu)工程、貨物和服務(wù)以及采購(gòu)庫(kù)存資金的管理，同時(shí)可以編制采購(gòu)資金滾動(dòng)預(yù)算，并通過(guò)系統(tǒng)程序自動(dòng)控制。

　　2、集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)或采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)可以通過(guò)ERP系統(tǒng)的全面采購(gòu)資金預(yù)算功能設(shè)置統(tǒng)一控制標(biāo)準(zhǔn)，把采購(gòu)資金的流向風(fēng)險(xiǎn)控制在事前預(yù)測(cè)階段。

　　3、采購(gòu)資金預(yù)算、計(jì)劃或目錄的預(yù)先審核。ERP系統(tǒng)通過(guò)做報(bào)價(jià)單自動(dòng)生成采購(gòu)申請(qǐng)單，采購(gòu)訂單直接引用采購(gòu)申請(qǐng)，同時(shí)通過(guò)報(bào)價(jià)單系統(tǒng)自動(dòng)生成采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)目錄預(yù)審核表，內(nèi)容包括采購(gòu)業(yè)務(wù)需要資金控制的各個(gè)方面，如采購(gòu)付款條款、資金支出額度、供應(yīng)商信用等級(jí)等，采購(gòu)人可通過(guò)相關(guān)信息和指標(biāo)的計(jì)算綜合判斷是否通過(guò)審核。

　　4、對(duì)供應(yīng)商的信用進(jìn)行預(yù)警式控制。在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建通過(guò)預(yù)審采購(gòu)支出資金額之后，系統(tǒng)通過(guò)應(yīng)付帳款管理實(shí)現(xiàn)信用控制。

　　5、對(duì)采購(gòu)費(fèi)用支出實(shí)行預(yù)警控制。通過(guò)成立采購(gòu)成本預(yù)測(cè)中心控制模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)費(fèi)用支出的實(shí)時(shí)控制，將實(shí)際發(fā)生數(shù)和各成本中心的總費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行對(duì)比，支出如微量(屬于小數(shù)點(diǎn)范圍內(nèi)的個(gè)位值)超預(yù)算，系統(tǒng)會(huì)亮黃燈警告，如嚴(yán)重超預(yù)算系統(tǒng)會(huì)亮紅燈禁止通過(guò)(不能進(jìn)行采購(gòu)資金的結(jié)算)。

　　6、通過(guò)以上這種預(yù)警功能，ERP系統(tǒng)可以嚴(yán)格控制采購(gòu)超費(fèi)用預(yù)算的情況，預(yù)警解除需要追加預(yù)算或調(diào)整預(yù)算來(lái)實(shí)現(xiàn)(系統(tǒng)還可以對(duì)采購(gòu)成本或采購(gòu)效能范圍內(nèi)的實(shí)時(shí)生成實(shí)際與預(yù)算對(duì)比報(bào)表)。

　　7、對(duì)采購(gòu)預(yù)付款實(shí)施預(yù)警控制。通過(guò)ERP系統(tǒng)的創(chuàng)建，可促使采購(gòu)訂單及時(shí)查詢是否收貨和收到發(fā)票，發(fā)票校驗(yàn)后自動(dòng)生成應(yīng)付采購(gòu)帳款。如果采購(gòu)付款超出原采購(gòu)訂單金額，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)彈出窗口或橫條提示超過(guò)采購(gòu)訂單(采購(gòu)合同、采購(gòu)簽約)金額或預(yù)先設(shè)定的相應(yīng)的供應(yīng)商預(yù)算額度。

　　8、采購(gòu)庫(kù)存量的高低位預(yù)警控制。ERP系統(tǒng)內(nèi)設(shè)有安全的庫(kù)存量，可以定義理想高位庫(kù)存數(shù)量和金額，并通過(guò)開(kāi)發(fā)報(bào)表實(shí)現(xiàn)的預(yù)警功能自動(dòng)提示存貨的短缺、超儲(chǔ)和超時(shí)庫(kù)存等異常狀況：如果超過(guò)警戒線，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)報(bào)警；如果低于安全庫(kù)存量，會(huì)自動(dòng)生成采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)目錄，從而準(zhǔn)確判斷采購(gòu)的需求提前量、預(yù)留庫(kù)存量以及可用庫(kù)存量，最大限度地減少采購(gòu)庫(kù)存資金占有率。

　　二、ERP系統(tǒng)與網(wǎng)上庫(kù)、行的無(wú)縫對(duì)接和實(shí)現(xiàn)定時(shí)查詢及監(jiān)控

　　1、與網(wǎng)上庫(kù)、行無(wú)縫對(duì)接，通過(guò)網(wǎng)上庫(kù)、行、采互聯(lián)接口，能使政府采購(gòu)的ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查詢帳戶余額、實(shí)時(shí)網(wǎng)上資金劃轉(zhuǎn)、網(wǎng)上支付采購(gòu)款項(xiàng)(庫(kù)、銀、采聯(lián)通)等功能。

　　2、當(dāng)采購(gòu)人與供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)合同以預(yù)支付方式支付款項(xiàng)時(shí)，國(guó)庫(kù)集中支付中心在審核付款單據(jù)時(shí)，也需要查看采購(gòu)訂單的狀況。

　　3、網(wǎng)上支付采購(gòu)款項(xiàng)，訂貨部門(mén)或單位可通過(guò)ERP系統(tǒng)在線交付款申請(qǐng)，國(guó)庫(kù)集中支付中心對(duì)票據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，系統(tǒng)通過(guò)采購(gòu)訂單號(hào)碼直接查找到供應(yīng)商，依照采購(gòu)訂單行項(xiàng)目，按批次付款，按合同號(hào)清理應(yīng)付采購(gòu)帳款。

　　4、在支付采購(gòu)貨款的同時(shí)與銀行系統(tǒng)對(duì)接，從網(wǎng)上銀行支付給供應(yīng)商。

　　5、網(wǎng)上支付采購(gòu)費(fèi)用。采購(gòu)人在申報(bào)采購(gòu)費(fèi)用時(shí)，經(jīng)政府采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)、采購(gòu)人授權(quán)后從網(wǎng)上庫(kù)、行自動(dòng)劃拔采購(gòu)費(fèi)用款(費(fèi)用支付收椐可從庫(kù)存、行處拿到)。

　　6、實(shí)時(shí)采購(gòu)資金拔付查詢和監(jiān)控狀況。采購(gòu)人統(tǒng)一開(kāi)設(shè)采購(gòu)款項(xiàng)專(zhuān)用庫(kù)、行帳戶，對(duì)資金進(jìn)行集中管理和監(jiān)控。在ERP系統(tǒng)中可以實(shí)時(shí)查詢采購(gòu)部門(mén)或單位的各個(gè)銀行存款帳戶余額，掌握各類(lèi)采購(gòu)資金的來(lái)龍去脈。

　　7、ERP系還可支持國(guó)庫(kù)集中支付中心或采購(gòu)人進(jìn)行自動(dòng)對(duì)帳，及時(shí)處理采購(gòu)預(yù)算資金、采購(gòu)支出資金和已付資金(費(fèi)用)的在線操作實(shí)時(shí)過(guò)帳。

　　三、ERP系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)資金信息的過(guò)程跟蹤與定期分析評(píng)價(jià)

　　1、對(duì)采購(gòu)付款環(huán)節(jié)實(shí)時(shí)過(guò)程跟蹤。ERP系統(tǒng)應(yīng)付帳款明細(xì)帳中，以綠燈表示帳目已經(jīng)被清理狀態(tài)，紅燈表示沒(méi)有被清理，且只要看看紅燈狀態(tài)的凈值到期日就一目了然：紅色閃電表示該筆應(yīng)付采購(gòu)款項(xiàng)已經(jīng)過(guò)期，白色日歷表示該筆應(yīng)付采購(gòu)帳款未到期，黃色的燈閃表示該筆應(yīng)付款已經(jīng)到期，這些符號(hào)更直接反映了采購(gòu)應(yīng)付款的直觀情況，更便于對(duì)采購(gòu)資金去向的監(jiān)管。

　　2、對(duì)采購(gòu)付款環(huán)節(jié)實(shí)時(shí)過(guò)程跟蹤。通過(guò)ERP系統(tǒng)的報(bào)價(jià)單會(huì)自動(dòng)生成采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)人訂貨時(shí)創(chuàng)建的采購(gòu)訂單時(shí)可引用采購(gòu)申請(qǐng)，實(shí)現(xiàn)在ERP系統(tǒng)的采購(gòu)訂單中就可以查到物貨的供給情況。

　　3、ERP系統(tǒng)還可以實(shí)時(shí)查詢應(yīng)付款計(jì)劃，再按合同規(guī)定的付款期限和條件給供應(yīng)商付款。無(wú)論是在某個(gè)供應(yīng)商的明細(xì)帳中，還是在某個(gè)采購(gòu)訂單中，或是在工程類(lèi)采購(gòu)物料的單椐流中，只要知道一個(gè)信息即可查詢到系統(tǒng)中相關(guān)的所有信息并按不同字段對(duì)信息進(jìn)行篩選、查詢、分析和評(píng)價(jià)。

　　4、ERP系統(tǒng)可定期生成采購(gòu)資金付出的情況表，使政府采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)、采購(gòu)人等及時(shí)知曉采購(gòu)庫(kù)存量和資金的流向等情況。

　　5、采購(gòu)人可按預(yù)算進(jìn)行預(yù)付貨款和應(yīng)付帳款在ERP系統(tǒng)中實(shí)時(shí)更新，在采購(gòu)付款計(jì)劃表中既可查看采購(gòu)匯總金額，也可查看到某個(gè)供應(yīng)商或工程類(lèi)供物料的采購(gòu)訂單行項(xiàng)目的付款情況。